Před zahájením procesu certifikace musí být systém managementu organizace:

• prokazatelně dokumentován (příručka, dokumentované postupy),
• aplikován v praxi v celém rozsahu po dobu minimálně 2 měsíců (délku aplikace ovlivňuje velikost organizace a předmět certifikace),
• prověřen interním auditem (interní/externí auditor) a přezkoumán vedením organizace.

Certifikační orgán zašle organizaci plán auditu a vyzve ji k předložení následující aktuální dokumentace:

• datovaný a podepsaný seznam předpisů systému managementu, uvádějící číslo a datum vydání,
• dokument prokazující v širších souvislostech, jakým způsobem byly stanovené požadavky na systém managementu splněny (dokument obvykle definován jako příručka SMK/EMS/BOZP/EnMS)

Certikace systémů managementu je prováděna ve dvou stupních tj. auditem prvního a druhého stupně.

Audit prvního stupně

Cílem auditu je posoudit připravenost organizace k certifikačnímu auditu druhého stupně. Během auditu se posuzuje zejména stupeň shody systému managementu s příslušnou mezinárodní normou.

Audit druhého stupně

Audit se skládá z hodnocení dokumentace systému managementu a z auditu v místě organizace. Při auditu se provádí hodnocení stupně shody s příslušnou mezinárodní normou. Audit je proveden za běžného provozu organizace, přičemž auditní tým musí mít přístup do všech prostor a ke všem potřebným informacím, které souvisí s prověřovanou oblastí. Závěry z auditu jsou dokumentovány ve zprávě z auditu, která je organizaci zaslána obvykle do 30 dnů od ukončení auditu.

Certifikační orgán rozhodne na základě výsledků auditů prvního a druhého stupně o udělení, odložení, nebo zamítnutí certifikace. Certifikát je předán organizaci k užívání nejpozději do 30 dnů od auditu druhého stupně za předpokladu splnění všech smluvních podmínek. Certifikaci nelze udělit organizacím, které nemají vypořádány své závazky, zejména vůči státním institucím.

Certifikační značka

Certifikační značka je propůjčena k používání pouze těm organizacím, jejichž systém managementu je ve shodě s požadavky příslušné mezinárodní normy, a které získaly certifikát a registraci u certifikačního orgánu. Pravidla pro používání certifikační značky jsou organizaci předána současně s certifikátem.

Certifikační orgán BEST QUALITY je akreditován Českým institutem pro akreditaci (ČIA). Český institut pro akreditaci je národním akreditačním orgánem České republiky, který je signatářem tzv. “MLA EA-1/08 * Multilateral Agreement Signatories” (Mnohostranná dohoda Evropské spolupráce v oblasti akreditace).

Signatáři MLA EA se dohodli, že budou “uznávat na základě ekvivalence certifikáty a/nebo zprávy subjektů akreditovaných v systémech řízených signatáři této dohody za rovnocenné se svými vlastními certifikáty a/nebo zprávami”. Mezi signatáře této dohody mimo ČR patří Belgie, Dánsko, Estonsko, Finsko, Francie, Holandsko, Irsko, Itálie, Litva, Lotyšsko, Německo, Norsko, Portugalsko, Rakousko, Rumunsko, Řecko, Slovensko, Španělsko, Švédsko, Švýcarsko, Velká Británie a další.

Doba platnosti certifikace

Certifikace je platná po dobu 3 let, počínaje dnem udělení nebo obnovy certifikačním orgánem, za předpokladu, že dozorové audity se pravidelně uskutečňují a za předpokladu, že certifikát není stažen certifikačním orgánem.

Dozorový audit představuje návštěvu auditora certifikačního orgánu, který prověří, že úroveň systému managementu je udržována a zlepšována.

Četnost dozorových auditů

Během 3 leté platnosti cetifikace jsou prováděny vždy dva dozorové auditu a to jedenkrát za 12 měsíců. Provedení dozorového auditu je podmínkou pro udržení platnosti certifikace. Neproběhne-li dozorový audit v řádném termínu, je platnost certifikace pozastavena a následně je certifikace stažena a prohlášena za neplatnou.

Mimořádný dozorový audit

Mimořádný dozor ze strany BEST QUALITY se provádí:

• k prověření podnětu, který zpochybňuje dodržování certifikačních kritérií a závazků podmiňujících platnost certifikace,
• v případě, že certifikovaná organizace, které byla pozastavena platnost certifikace, žádá o jeho následné obnovení,
• v těch případech, kdy během pravidelného dozoru bylo zjištěno nedodržování certifikačních zásad a závazků,
• v těch případech, kdy během pravidelného dozoru došlo ke změnám ovlivňující plnění certifikačních zásad a závazků a které podmiňovaly platnost certifikace,
• při změně rozsahu platnosti certifikace (rozšíření/omezení rozsahu certifikace), změně právní subjektivity, organizační struktury apod.

Certifikace musí být obnovena před vypršením lhůty její platnosti. Obnovení certifikace se provádí opakovanou certifikací. Po ukončení opakované certifikace je organizaci vydána nová certifikace na další tříleté období.

Certifikační orgán zruší (odejme) certifikaci v případě, že:

• činnosti, podléhající certifikaci, přestanou u organizace existovat, např. převzetí či zániku společnosti, likvidace/konkurzní řízení (v případě likvidace/konkurzu pozbývá certifikát veškerou platnost, počínající dnem bankrotu/vyhlášením konkurzu),
• dojde ke zrušení dohody mezi certifikačním orgánem a organizací (vypovězení smlouvy a dohody o certifikaci jednou ze smluvních stran),
• certifikovaná organizace nepožádá do 3 měsíců od data pozastavení platnosti certifikace o její obnovení,
• certifikovaná organizace neprokáže schopnost plnění stanovených certifikačních kritérií a závazků,
• certifikovaná organizace, která má pozastavenou účinnost certifikace, neodstranila ve stanovené lhůtě neshody, které byly příčinou pozastavení,
• to požádá písemně sama certifikovaná organizace.

Certifikační orgán zruší (odejme) certifikaci v případě, že:

• činnosti, podléhající certifikaci, přestanou u organizace existovat, např. převzetí či zániku společnosti, likvidace/konkurzní řízení (v případě likvidace/konkurzu pozbývá certifikát veškerou platnost, počínající dnem bankrotu/vyhlášením konkurzu),
• dojde ke zrušení dohody mezi certifikačním orgánem a organizací (vypovězení smlouvy a dohody o certifikaci jednou ze smluvních stran),
• certifikovaná organizace nepožádá do 3 měsíců od data pozastavení platnosti certifikátu o jeho obnovení,
• certifikovaná organizace neprokáže schopnost plnění stanovených certifikačních kritérií a závazků,
• certifikovaná organizace, která má pozastavenou účinnost certifikátu, neodstranila ve stanovené lhůtě neshody, které byly příčinou pozastavení,
• to požádá písemně sama certifikovaná organizace.

Naším cílem je neustále poskytovat co nejlepší služby našim klientům. Proto je pro nás důležité vědět, jak nás vnímají naši klienti a ostatní. Zpětnou vazbu vnímáme jako příležitost pro neustálé zlepšování poskytovaných služeb.

Stížnost je vyjádření nespokojenosti, jiné než odvolání, jakoukoli zainteresovanou stranou vůči činnosti certifikačního oránu BEST QUALITY, jejích zaměstnanců, zástupců a auditorů nebo jejích certifikovaných zákazníků.

Odvolání je definováno jako žádost klienta certifikačního orgánu BEST QUALITY o opakované posouzení rozhodnutí o certifikaci.

O odvolání rozhoduje komise nestrannosti, která je nezávislá na činnosti certifikačního orgánu, nepodílí na procesu certifikace a na rozhodování o způsobilosti procesu.

Předkládání, šetření a rozhodování o stížnostech nebo odvoláních nesmí vést k žádným diskriminačním opatřením vůči stěžovateli nebo odvolateli.